Coordinado por nuestra firma de asesores organizacionales Stratton Newstead, brindamos servicios de auditoría interna de procesos administrativos y clasificación de grandes depósitos de papelero institucionales para pymes comerciales. Nos encargamos de diseñar circuitos ágiles para el archivado físico de legajos comerciales antiguos, implementar protocolos de clasificación interna de correspondencia y optimizar los flujos documentales de la oficina.
Solicitar una auditoríaCada servicio está diseñado para resolver un problema real de organización documental. Estos son los resultados que puede esperar.
Clasificamos legajos comerciales antiguos por fecha y categoría. Cada carpeta se etiqueta para localización inmediata, eliminando pilas sin orden.
Implementamos un protocolo de triaje por urgencia y tipo de documento. Facturas, contratos y notificaciones se derivan al responsable correcto en minutos.
Diseñamos un circuito lineal o por estaciones según su volumen de trabajo. El tiempo entre recepción y almacenamiento se reduce a la mitad.
Revisamos cada paso administrativo para identificar cuellos de botella. El resultado es un flujo documental más limpio y con menos reprocesos.
Organizamos depósitos institucionales de papelero con un esquema de archivado por series y subseries. El espacio se aprovecha y la consulta se vuelve predecible.
Complementamos el archivo físico con un plan de digitalización por lotes. Los originales se conservan y la copia digital acelera las búsquedas diarias.
Confían en nuestro método
“Stratton Newstead ordenó doce años de legajos comerciales en menos de tres semanas. Ahora cada carpeta tiene su lugar y encontramos cualquier documento en minutos.”
María Elena Rivas
Gerente Administrativa, Comercial del Sur
“Implementaron un protocolo de clasificación de correspondencia que nos ahorra unas cinco horas semanales de búsqueda. El equipo lo adoptó sin resistencia.”
Jorge L. Campos
Socio Director, Estudio Campos & Asociados
“Diseñaron un circuito ágil para nuestros documentos activos. La oficina dejó de acumular pilas de papel y el archivo se mantiene ordenado sin esfuerzo extra.”
Ana Sofía Linares
Directora de Operaciones, Grupo Logístico Norte
Empresas que ya ordenaron su archivo
Revisamos el estado actual de su archivo documental y le entregamos un informe con las primeras acciones concretas para ordenar su depósito.
Solicitar auditoríaTrabajamos con legajos comerciales antiguos, correspondencia entrante y saliente, facturas, contratos y cualquier documento administrativo que una pyme acumule en sus depósitos. No clasificamos documentación contable fiscal sin previo acuerdo, pero podemos orientar sobre su organización.
Depende del volumen de documentos y del estado actual del depósito. Por lo general, una auditoría inicial toma entre dos y cinco días hábiles. El diseño del circuito y la implementación de protocolos pueden completarse en una o dos semanas, incluyendo la capacitación del personal.
Sí, como complemento al archivo físico. Digitalizamos de forma progresiva los legajos que se consultan con frecuencia, manteniendo la trazabilidad del original. No reemplazamos el archivo físico, sino que creamos un sistema híbrido que agiliza la búsqueda sin perder la seguridad del papel.
Sí, parte de nuestra metodología es capacitar al personal en los nuevos protocolos de clasificación y en el uso del circuito de archivado. Entregamos guías prácticas y checklists para que el sistema se mantenga sin depender de nosotros a largo plazo.
Sí, nos adaptamos al tipo de documentación que maneje la empresa. Hemos trabajado con comercios minoristas, despachos profesionales, talleres y distribuidoras. Lo importante es que exista un volumen de papelero institucional que requiera orden y trazabilidad.