Un sistema de clasificación documental para la incorporación ordenada de nuevos clientes en una pyme comercial.
Una pyme del sector logístico acumulaba durante años los expedientes de nuevos clientes en carpetas sin un criterio uniforme. Cada incorporación generaba documentos de registro, contratos, fichas de datos y correspondencia inicial que se archivaban en distintos lugares según el empleado que los recibía. La falta de un punto de entrada único provocaba retrasos en la activación de servicios y duplicación de trámites.
Stratton Newstead fue contactada para diseñar un portal de incorporación que unificara la recepción, clasificación y archivado de toda la documentación entrante de clientes nuevos, reduciendo el tiempo de alta de 72 horas a menos de 24.
El tiempo medio de alta de un nuevo cliente se redujo de 72 a 18 horas. La tasa de expedientes extraviados pasó del 8% al 0% en los primeros tres meses. El equipo reportó una disminución significativa de consultas cruzadas para localizar documentos.
Materiales generados durante el proyecto:
Proyecto realizado en colaboración con el departamento administrativo de la pyme. Los nombres de clientes y datos específicos han sido omitidos por confidencialidad.
Un proyecto centrado en decisiones prácticas y restricciones reales de una oficina comercial.
Una pyme del sector servicios acumulaba cada trimestre más de 400 documentos de reservas, contratos temporales y confirmaciones de proveedores. El archivo físico mezclaba facturas, órdenes de compra y correspondencia sin un criterio único. El equipo perdía entre 20 y 30 minutos por búsqueda durante los picos de temporada.
Diseñamos un circuito de archivado estacional que separa los documentos por trimestre y tipo de gestión: reservas confirmadas, pendientes de pago y cancelaciones. Cada lote se etiqueta con un código de color y una referencia numérica que enlaza con el registro digital básico (una hoja de cálculo compartida). El protocolo incluye un punto de revisión semanal para retirar documentos obsoletos y mantener el volumen del archivo activo por debajo de 200 carpetas.
El resultado fue una reducción del tiempo medio de localización a menos de 5 minutos y una disminución de errores en la facturación por documentos extraviados. El equipo adoptó el sistema sin necesidad de software adicional ni cambios en el mobiliario existente. La clave estuvo en definir reglas claras de clasificación y un responsable rotativo que supervisa el circuito cada viernes.
“Lo que parecía un problema de espacio era en realidad un problema de criterio. Con reglas claras y un circuito semanal, el archivo dejó de ser un cuello de botella.”
— Responsable de administración, cliente del sector logístico