A focused project built around practical decisions and constraints.
Una pyme del sector servicios gestionaba sus reservas de temporada con hojas de cálculo y correos sueltos. Cada cambio de tarifa, disponibilidad o cancelación implicaba una cadena de mensajes que ralentizaba la respuesta al cliente. El objetivo era diseñar un flujo de trabajo que redujera los errores de doble reserva y acortara el tiempo de confirmación sin necesidad de un software costoso.
El equipo necesitaba un sistema que cualquier administrativo pudiera seguir sin formación técnica, y que dejara trazabilidad escrita de cada modificación.
En lugar de proponer una plataforma nueva, trabajamos sobre las herramientas que ya usaban: un calendario compartido y una plantilla de Google Sheets. Lo que cambiamos fue el circuito de aprobación y la nomenclatura de los eventos.
La puesta en marcha duró tres semanas. La primera semana la dedicamos a auditar el histórico de reservas del último trimestre y a identificar los cuellos de botella. La segunda semana ajustamos la plantilla de Sheets y probamos el circuito con datos simulados. La tercera semana formamos al equipo en dos sesiones de una hora cada una.
El mayor reto fue romper el hábito de confirmar por teléfono sin dejar registro. Para eso, acordamos que toda modificación debía reflejarse en el calendario antes de comunicarla al cliente.
Tras dos meses de uso, el tiempo medio de confirmación pasó de 4 horas a 45 minutos. Los errores de doble reserva desaparecieron por completo. El equipo reportó menos estrés al tener un proceso claro y visible para todos.
El sistema sigue funcionando sin cambios desde entonces. La hoja plastificada sigue en la pared, y el calendario compartido es la fuente única de verdad.
Un proyecto centrado en decisiones prácticas y restricciones reales de una oficina comercial.
Una pyme del sector servicios acumulaba cada trimestre más de 400 documentos de reservas, contratos temporales y confirmaciones de proveedores. El archivo físico mezclaba facturas, órdenes de compra y correspondencia sin un criterio único. El equipo perdía entre 20 y 30 minutos por búsqueda durante los picos de temporada.
Diseñamos un circuito de archivado estacional que separa los documentos por trimestre y tipo de gestión: reservas confirmadas, pendientes de pago y cancelaciones. Cada lote se etiqueta con un código de color y una referencia numérica que enlaza con el registro digital básico (una hoja de cálculo compartida). El protocolo incluye un punto de revisión semanal para retirar documentos obsoletos y mantener el volumen del archivo activo por debajo de 200 carpetas.
El resultado fue una reducción del tiempo medio de localización a menos de 5 minutos y una disminución de errores en la facturación por documentos extraviados. El equipo adoptó el sistema sin necesidad de software adicional ni cambios en el mobiliario existente. La clave estuvo en definir reglas claras de clasificación y un responsable rotativo que supervisa el circuito cada viernes.
“Lo que parecía un problema de espacio era en realidad un problema de criterio. Con reglas claras y un circuito semanal, el archivo dejó de ser un cuello de botella.”
— Responsable de administración, cliente del sector logístico