Un proyecto que añade un ángulo distinto sin repetir los anteriores.
El equipo de atención al cliente de una consultora mediana trabajaba con un panel de soporte que había crecido sin planificación. Las métricas clave estaban dispersas en tres vistas distintas, y los agentes perdían tiempo alternando entre pestañas para localizar un ticket o el historial de un cliente. La dirección pidió una revisión del dashboard que unificara la información sin añadir complejidad.
En lugar de rediseñar desde cero, realizamos una auditoría de uso durante dos semanas: registramos qué pantallas consultaba cada agente, en qué orden y con qué frecuencia. Descubrimos que el 70 % de las consultas se concentraban en cinco datos: estado del ticket, tiempo de respuesta, cliente, prioridad y asignación. A partir de ahí, diseñamos una vista única que agrupara esos campos en una sola fila por ticket, con filtros rápidos por prioridad y fecha.
Trabajamos con el equipo de desarrollo para reorganizar el layout existente sin cambiar la base de datos ni los informes históricos. Se eliminaron dos pestañas redundantes y se añadió un panel lateral colapsable con el detalle del ticket seleccionado. La migración se hizo en fases: primero en un entorno de pruebas con cinco agentes voluntarios, luego al resto del equipo. Cada fase duró una semana, con reuniones de retroalimentación al cierre.
El tiempo medio para localizar un ticket pasó de 45 segundos a 12 segundos. Las solicitudes de soporte mal asignadas se redujeron un 30 % porque el nuevo panel mostraba la carga de cada agente en tiempo real. El equipo adoptó el cambio sin resistencia: la curva de aprendizaje fue de dos días, y a la semana ya no consultaban las vistas antiguas.
Un proyecto centrado en decisiones prácticas y restricciones reales de una oficina comercial.
Una pyme del sector servicios acumulaba cada trimestre más de 400 documentos de reservas, contratos temporales y confirmaciones de proveedores. El archivo físico mezclaba facturas, órdenes de compra y correspondencia sin un criterio único. El equipo perdía entre 20 y 30 minutos por búsqueda durante los picos de temporada.
Diseñamos un circuito de archivado estacional que separa los documentos por trimestre y tipo de gestión: reservas confirmadas, pendientes de pago y cancelaciones. Cada lote se etiqueta con un código de color y una referencia numérica que enlaza con el registro digital básico (una hoja de cálculo compartida). El protocolo incluye un punto de revisión semanal para retirar documentos obsoletos y mantener el volumen del archivo activo por debajo de 200 carpetas.
El resultado fue una reducción del tiempo medio de localización a menos de 5 minutos y una disminución de errores en la facturación por documentos extraviados. El equipo adoptó el sistema sin necesidad de software adicional ni cambios en el mobiliario existente. La clave estuvo en definir reglas claras de clasificación y un responsable rotativo que supervisa el circuito cada viernes.
“Lo que parecía un problema de espacio era en realidad un problema de criterio. Con reglas claras y un circuito semanal, el archivo dejó de ser un cuello de botella.”
— Responsable de administración, cliente del sector logístico